Compte-rendu du 2 février 2015

Avec à l’ordre du jour :
 Approbation du compte rendu de la réunion du 05 novembre 2014,
 Marchés publics : Géomètre, géotechnique, SPS, Bureau contrôle pour la restructuration de la Villa d’Haussez et ses dépendances,
 Présentation du dossier APS (Avant Projet Sommaire) « Restructuration de la Villa d’Haussez et ses dépendances »,
 Bilan OPAH 1ère année,
 Lancement d’une étude pour la renégociation des contrats d’assurance de la Communauté de Communes, du CIAS…
 Diagnostics accessibilité ERP et Ad’Ap (Agenda d’Accessibilité Programmée),
 Protocoles PES V2 (délibération et convention d’adhésion).
 Questions diverses.

Le Conseil Communautaire, dûment convoqué, s’est réuni en session ordinaire à la salle du conseil municipal à Arthez d’Armagnac sous la présidence de M. ARRESTAT Yves.
Date de convocation : Le 04 février 2015.

Présents:– M. ARRESTAT,(Perquie), M.ROUMAT , M. HURES , M. DUPRAT, , M. CAMPAGNE, Mme BEZIAT Annick, Mme DARQUIE (Villeneuve de Marsan) –M. TARTAS, Mme POURGATON, (Arthez d’Armagnac) – Mme BONAZZA, M. POUEYDEBAT (St Gein) – M. TAPIAU, Mme DARRIMAJOU (Bourdalat), , Mme FLORENCE, Mme BOUGUE (Le Frêche), M. ROUSSARIE, M. PARMENTIER (Lacquy), , M. DOUSSANG, M. DEJEAN ( Hontanx); M. HOMERE (Perquie), M.DUCAM, M. DUPONT, M. MILLOT(Pujo-le-Plan),M. BOP, M. ROBIN, (St Cricq Villeneuve), M.PAULIAT ; M.CONSTANTIN (Ste FOY), Mme BRANCO (Montégut).

Excusés : M.ZACCHELLO (Hontanx), Mme MAOUT DUTIN (Villeneuve de Marsan), M. DUDON (Montégut)

1. Approbation du compte rendu de la réunion du 05 novembre 2014
$ 7 questions diverses : Rectification de l’orthographe du responsable de l’éducation nationale, Monsieur LACOMBE. Modification RRS (Réseau de réussite scolaire) au lieu de ZRR.
Le projet de compte rendu rectifié est approuve à l’unanimité.

2. Marchés publics : Géomètre, géotechnique, SPS, Bureau contrôle pour la restructuration de la Villa d’Haussez et ses dépendances,

• Marché géomètre : Cabinet BEMOGE retenu pour 1200€ HT, proposition retenue

• Marché « étude Géotechnique » :
- GéoFondation : 7470€ HT
- Ingésol : pas de réponse à la consultation
- GEOTEC : 11 195€ HT
Proposition retenue de GéoFondation pour un montant de 7470€HT.

• Marché SPS (Mission de coordination Sécurité Protection Santé)
- APAVE : 3600€ HT
- ELYFEC : 3136€ HT
Proposition retenue d’ELYFEC pour un montant de 3136 € HT.

• Marché « Bureau de contrôle »
- Bureau VERITAS : 7 240€ HT
- APAVE : 10 970€HT
- SOCOTEC : 10 165€ HT
Proposition retenue VERITAS pour un montant de 7 240€ HT

3. Présentation du dossier APS (Avant Projet Sommaire) « Restructuration de la Villa d’Haussez et ses dépendances »,

4. Bilan OPAH 1ère année
Convention tripartite entre l'État, l'Agence Nationale pour l'Habitat (ANAH) et le Syndicat Mixte de Développement des Landes d'Armagnac (SMDLA - maître d'ouvrage de l'OPAH) signée le 31 octobre 2013.
Territoire : 39 communes des 2 Communautés de Communes (CdC des Landes d'Armagnac – CdC de Villeneuve de Marsan) formant le SMDLA
Objectifs : 221 logements à réhabiliter sur trois ans, dont 45 sur la première année.
Cette OPAH répond à la nouvelle réglementation 2013 de l'ANAH dont les objectifs prioritaires sont :
▪ la lutte contre le parc indigne et insalubre
▪la rénovation thermique des logements
▪la production de logements locatifs à loyers encadrés.

NB. Il convient de signaler que la règlementation ANAH de financement des propriétaires occupants a changé fin septembre 2014, supprimant l'accès aux aides (ANAH et État/FART) aux propriétaires occupants « modestes » (POM) pour les travaux d'amélioration thermique. De plus, pour les dossiers restant éligibles, les taux d'intervention ANAH ont globalement été diminués (PO « Très Modestes » : 50 % → 35 % / PO « Modestes »: 35 % → 20 %).
L’animation de cette OPAH est confiée au Pays des Landes de Gascogne dans le cadre d'une convention entre le SMDLA et le Pays.
Cette mission prévoit : l'information des propriétaires, des visites sur sites, des expertises techniques, des simulations financières, la constitution et le dépôt des dossiers. Elle repose aussi sur l'exigence d'un travail avec des partenaires de terrain (élus, artisans, architecte, assistantes sociales,...).
En outre dans le cadre de cette mission le Pays assure aussi les visites des immeubles signalés auprès de la Commission Technique Lutte contre l'Habitat Indigne (CTLHI) pour en présenter un rapport à cette Commission.
Le Pays a informé, sur cette 1ère année d'animation, 121 propriétaires dont 73 % de propriétaires occupants.

Parmi ces contacts, 23 % ont été classés « sans suite » dès le premier appel téléphonique (travaux déjà effectués, travaux non éligibles, conditions éligibilités ANAH non respectées, ...)
Pour les dossiers potentiellement recevables, 81 % d'entre-eux ont été visités au cours de cette première année. Les 19 % restants correspondaient à des contacts du mois d'octobre.
3 priorités avaient été définies dans le cadre de l'étude préalable et reprises dans la convention d'OPAH : la résorption de l'habitat indigne, insalubre ou très dégradé ; l'amélioration thermique performante des résidences principales ; l'adaptation des logements pour faciliter l'autonomie des occupants.
La préoccupation majeure des PO renseignés reste l'amélioration thermique de leur résidence principale.
Le dossier concernant de l'habitat potentiellement « indigne » est un dossier transmis par la CTLHI. Après visite et rapport auprès de cette commission, il ressort que ce logement a besoin de nombreux travaux. Mais compte tenu des ressources « faibles » de la propriétaire, ce dossier sera vraisemblablement traité en dossier « thermique ».
CONCLUSION
Si côté propriétaires occupants les résultats quantitatifs de la première année sont bons (35 dossiers déposés pour un objectif convention de 31), on note que les souhaits des propriétaires se portent principalement sur de la rénovation thermique au détriment de dossier d'autonomie et surtout d'habitat en forte dégradation.
Par contre, côté propriétaires bailleurs, avec 1 dossier déposé (1 logement), l'objectif annuel est loin d'être atteint (14 logements). Ceci peut s'expliquer par des dossiers plus « longs » à finaliser mais aussi par la conjoncture économique (budgets importants).
Tous ces projets (PO + PB) représentent un coût de travaux estimés de sensiblement 630 000 €, retombés majoritairement dans les carnets de commande des artisans locaux.
Le stock de contacts et de dossiers en cours (37 PO et 18 PB) constituent ainsi une bonne réserve pour l'année 2 dont les objectifs sont les suivants :
• PO : 46 logements
• PB : 21 logements.
*************
Dossiers OPAH 2014 : subvention communautaire pour les dossiers ayant bénéficiés d’une subvention de l’ANAH ainsi qu’une subvention de l’Etat dans le cadre du programme « habiter Mieux »
2 dossiers :
- Monsieur et Madame Laurent MAILLARD 851 Rte du Pourpier 40190 HONTANX : 500€
- Monsieur et Madame Fréderic LABADIE 8 chemin de Lumné 40190 LE FRECHE : 500€

5. Lancement d’une étude pour la renégociation des contrats d’assurance de la Communauté de Communes, du CIAS…

Le 02 février 2015 : rencontre avec le bureau d’étude Audit assurance en vue de renégocier les contrats d’assurances I.A.R.D (Incendie, Accident et Risques Divers) et risques statutaires de la Communauté de Communes et du CIAS.
Mme FORGUES est une professionnelle d’audit en assurance depuis 1994, spécialisé sur les marchés publics d’assurances des collectivités, sa grande connaissance du domaine des collectivités publiques, lui permet :
- une analyse avertie et une synthèse rapide des risques encourus,
- une assistance sur les sinistres spécifiques comme les catastrophes naturelles avec XYNTHIA en Gironde ou l’ile de ré et autres départements, avec les inondations de 2010, 2012 dans le VAR, la crue du 18 juin 2013 dans le 65 et le 31,
- une expérience riche auprès de ses clients et une approche réelle des risques d’assurance dans le secteur public.

Elle est également intervenue auprès de la CCLA, du SMDLA et du CIAS des Landes d’Armagnac.

L'audit d'assurances intervient pour le suivi de la gestion technique des risques suivants :
- Responsabilité civile,
- Individuellement accident,
- Protection juridique,
- Dommages aux biens,
- Flotte automobile,
-Risques statutaires.

Proposition du cabinet : 2500€ HT pour la CdC et le CIAS hors options
PHASE 1 : Analyse des risques et des besoins, bilan des polices en cours, assistance notamment
pour :
 La résiliation des contrats,
 La mise à jour des assiettes et des primes des contrats d’assurance pour l’année en cours
 L’analyse de la sinistralité€
 L’analyse des besoins en assurance,
Conseils dans la couverture des risques.

PHASE 2 : Mise en place d’une politique d’assurance en tenant compte des nouvelles contraintes du marché d’assurance, vos besoins en assurance, des échanges et discussions avec vos services .

PHASE 3 : Assistance à la passation d’un marché public d’assurance :
 élaboration du cahier des charges de consultation pour les futurs marchés d’assurance
 Rédaction du modèle d’avis public à concurrence pour le lancement de la consultation.

PHASE 4 : Assistance technique
 Lors de consultation : rédaction des projets de réponses à transmettre aux candidats suite aux questions posées,
 Lors des négociations éventuelles : rédaction du projet des négociations à adresser aux candidats en cas de procédure négociée directe.

PHASE 5 : Analyse des offres des candidats avec :
 Rédaction d’un rapport des offres à l’issue de la consultation déterminant l’offre économiquement la plus avantageuse selon les critères de choix d’attribution définis avec le client,
 Transmission des compléments d’informations sollicités par notre cabinet et des réponses des candidats,
 Tableaux comparatifs des garanties, franchises et prix des offres recevables.

PHASE 6 : Assistance pour la notification et la mise au point des marchés d’assurances, les motifs de rejet des offres ou candidatures.
Notre cabinet ne rédige pas ces documents sauf si option retenue. (500€ HT)

PHASE 7 : Assistance pour recenser les pièces à expédier au contrôle de légalité relatifs aux procédures formalisés (appel d’offres ouvert et négocié après marché infructueux), assistance dans les textes à rédiger dans:
 Les procès-verbaux des réunions de commission d’appel d’offres
 Le rapport de présentation du marché public.
Notre cabinet ne rédige pas ces documents sauf si option retenue. (500€ HT)

PHASE 8 : Assistance en cas de marchés fructueux jusqu’à la mise en place des marchés d’assurance dévolus par le client.
Si l’appel d’offre est infructueux, une procédure négociée sera lancée sans complément de rémunération intellectuelle.
Si la première procédure est annulée du fait d’une erreur ou irrégularité involontaire de la CDC, entrainant une nouvelle procédure avec une 2.me rédaction du cahier des charges, un complément de rémunération sera facturé. (500€ HT)

PHASE 9 : Assistance pour la clôture des anciens marchés avec mise à jour des assiettes de l’année écoulée.

Proposition est faite aux communes qui le souhaitent d’engager également une procédure grâce à un groupement de commande afin de bénéficier de la renégociation des marchés d’assurance. En pièce jointe la convention à retourner :

1 – AUDIT : Phases 1 à 9 en groupement de commande
Le montant de la prestation s’élève à : 1 500 €.HT soit 1 800€.TTC par commune pour les communes de moins de 500 habitants.
Le montant de la prestation s’élève à 2 000€ HT soit 2 400€TTC par commune pour les communes de plus de 500 habitants
Déplacements sur site : Les prix des phases 1 à 9 incluent tous les déplacements nécessaires à la
Consultation.

Décision à mettre au vote pour la CdC et le CIAS.

6. Diagnostics accessibilité ERP et Ad’Ap (Agenda d’Accessibilité Programmée),

2015 était la date limite prévue par la loi pour rendre accessibles les établissements recevant du public (ERP : les commerces, théâtres, cinémas, cabinets libéraux, mairies, établissements scolaires, etc.).
L’élaboration d’un agenda d’accessibilité programmée va permettre à tous les gestionnaires et propriétaires de ces établissements de se mettre en conformité et d’ouvrir ses locaux à tous.
L’agenda d’accessibilité programmée permet à tout gestionnaire/propriétaire d’établissement recevant du public de poursuivre ou de réaliser l’accessibilité de son établissement après le 1er janvier 2015.
L’agenda d’accessibilité programmée correspond à un engagement de réaliser des travaux dans un délai déterminé (jusqu’à 3 ans), de les financer et de respecter les règles d’accessibilité.
Il doit être déposé avant octobre 2015 à la mairie (et dans des cas particuliers auprès du Préfet).

Les diagnostics des ERP de catégorie 1 à 4 ont été réalisés par le cabinet d’études AC2H et une demande lui a été adressée afin qu’il chiffre la réalisation des Ad’aP.

7. Protocole PES V2 dématérialisation des pièces comptables (Délibération et convention)

Protocole d’Echange Standard (PES V2)
Le Président rappelle à l’Assemblée que dans le cadre de la modernisation de la gestion publique locale et de l’amélioration de la qualité des comptes, le Protocole d’Echanges Standard d’HELIOS -Version 2 remplacera obligatoirement à compter du 1er janvier 2015 les divers protocoles de transmissions «à plat» des titres et des mandats nécessairement doublés actuellement par une transmission papier lors de l’envoi à la Trésorerie.
Ce protocole (Protocole d’Echange Standard d’HELIOS –version 2) est la solution de dématérialisation au format XMM des pièces comptables (titres de recettes, mandats de dépenses, bordereaux récapitulatifs, pièces justificatives -factures, délibérations...-) validée par les partenaires nationaux. .../...

-4-L’adoption du PES par une Collectivité s’effectue à l’issue d’une procédure de validation technique et fonctionnelle (phase de test) menée conjointement avec la DGFIP et avec l’appui de l’éditeur du logiciel financier utilisé, afin de permettre une gestion optimale des données dans HELIOS ; cette adoption est officialisée, à l’issue de cette procédure par un formulaire d’adhésion au PES et par la signature d’une convention entre le Trésorier, la Chambre Régionale des Comptes et la Commune ou Communauté de Communes.
Actuellement le dépôt de fichiers (flux) est déjà opérationnel en partie (transfert des bordereaux de paiements et de règlements) au travers un portail de la DGFIP dénommé HELIOS mais les tirages papiers sont toujours en vigueur.

La nouvelles procédure permettra également de «signer électroniquement» et gratuitement ces documents soit individuellement soit dans un parapheur électronique.
Des certificats électroniques pour les agents seront nécessaires.
Une «signature électronique» nécessaire pour le Maire authentifiera par un visa et une signature, les flux transmis. Cette procédure sera mise en place ultérieurement et la signature du Président obligatoire sur un exemplaire papier des bordereaux transmis en trésorerie.

Délibération à mettre au vote

8. Questions diverses

- Projet revitalisation du Centre bourg de Villeneuve de Marsan : recrutement d’un chargé de mission en cours.(rencontre du 03 février 2015 avec les services de l’Etat et du Centre de Gestion afin d’élaborer une fiche de poste. Une première trame de cette fiche nous a été transmise par Monsieur Rouchaléou du Pays des Landes de Gascogne afin de pourvoir commencer le travail de réflexion.)
- Commission Intercommunale des Impôts Directs ( CIID): réunion à prévoir avant le 19 février 2015

- Resto du cœur : mise à disposition d’une parcelle pour la réalisation d’un jardin (signature d’une convention).
- Sinistres : salle de sports (dégât des eaux + prévoir une réunion avec les associations), voie verte (chute d’arbre sur cabanon)
- Salle culturelle : conférence de presse et point sur les spectacles organisés

- Réunion de la commission « personnel » à prévoir. : mise en place des contrats d’animateurs saisonniers (40€ la journée pour les personnes non qualifiées et 45€ pour les personnes qualifiées), changement de statuts personnel d’animation : d’animation à administratif et de technique à animation. Frais de déplacement, suppression régie de recettes, téléphone portable, astreinte, contrat CNP.

Fin de séance : 21h00